درباره نویسنده: امی گالو (Amy Gallo)  از نویسندگان و ویرایش کنندگان مجله مروری دانشکده کسب و کار هاروارد است که مقالات زیادی را در حوزه توسعه شغلی در مجله مروری دیجیتال هاروارد منتشر کرده است.

هیچ کسی جست و جوی شغل را دوست ندارد. گشت زنی در بردهای شغلی، جذاب ساختن رزومه تان و آماده شدن برای مصاحبه های سخت و خسته کننده

هیچ کدام از این موارد جذاب نیست. اما شاید یکی از چالش برانگیزترین این فرآیندها، نوشتن کاور لتر موثر است. توصیه های متناقض زیادی نسبت به این مساله شده، و دشوار است بدانید که از کجا باید شروع کنید. در واقع، در عصر ارتباطات دیجیتال، شاید سوال بسیاری از افراد این باشد که آیا دیگر به کاور لتر نیاز دارید یا خیر.

کارشناسان چه می گویند

پاسخ این سوال مثبت است، نفرستادن کاور لتر نشانه تنبلی  است. این مسأله شبیه این است که در رزومه شما اشتباه دستوری و املایی باشد. (می توانید برای نوشتن رزومه متمایز مقاله آن را مطالعه کنید) جودی کلیکمن (Jody Clickman) از صاحب نظران ارتباطات و نویسنده کتاب در شغل عالی باشید (Great on the Job) می گوید، شما فقط این کار را انجام نمی دهید. جان لیس (John Lees) راهبردست شغلی و نویسنده کتاب رزومه های بی رقیب (Knockout CV)  با این موضوع موافق است. جان لیس توضیح می دهد اگر حتی از هر دو کاور لتر ارسال شده یکی خوانده شود، 50 درصد این شانس را دارید که یکی از آنها به شما کمک کند. کلیکمن می افزاید این فرصتی است که خود را از دیگران متمایز کنید. حتی کسانی که کاور لتر نوشته اند می دانند که خوب نوشتن آن کار آسانی نیست. این مطلب به شما توضیح می دهد که مدیران جذب و استخدام از شما چه چیزی را می خواهند.

ابتدا تحقیقات خود را انجام دهید

قبل از این که شروع به نوشتن کنید، در مورد شرکت و شغل خاصی که می خواهید، اطلاعات بیشتری کسب کنید. به وب سایت شرکت، توییتر های مدیران و پروفایل لینکداین کارکنان آن مراجعه کنید. لیس می گوید، فراتر از خواندن شرح شغل نوشته شده تحقیق کنید. از چالش هایی که شرکت با آن مواجه شده باخبر شوید و از این که نقش شما چطور می تواند به حل این مسائل کمک کند، بیشتر بدانید. شناخت بهتر شرکت این امکان را به شما می دهد که در مورد بهترین لحن برای نوشتن کاور لتر تصمیم بگیرید. در مورد فرهنگ سازمانی

شرکتی که برای آن درخواست ارسال می کنید، خوب فکر کنید. اگر در دسته شرکت های خلاق مانند کارگاه طراحی قرار می گیرد، ممکن است ریسک بیشتری کنید، اما اگر مانند بانک سازمان محافظه کاری بود، ممکن است از ریسک کردن بازگردید.

قوی شروع کنید

بسیاری از افراد معمولا کاور لتر خود را به این شکل می نویسند، من برای شغل ایکس(X) درخواست می دهم که در تبلیغات وای (Y) آن را دیده ام. لیس می گوید نوشتن چنین متنی وقت تلف کردن است. در عوض، با جملات قوی تری شروع کنید. کلیکمن   می گوید کاور را با سطرهای جذابی که دلیل هیجان داشتن این شغل و مناسب بودن آن را توضیح دهد، آغاز کنید. برای مثال ممکن است شما این طور بنویسید« من به صورت حرفه ای با تجربه 15 ساله در زمینه جمع آوری کمک مالی به محیط زیست فعالیت می کنم و بسیار علاقه مند هستم تا تخصص و انگیزه خود را با تیم در حال توسعه و رشد شما تسهیم کنم.» احتمال این وجود دارد که مدیر جذب یا استخدام قطعه ای از متن را بخواند، در نتیجه شما می توانید توجه او را جلب کنید. اما سعی نکنید که بیش از حد لوث شود. جان لیس می گوید، شوخی در متن ممکن است باعث کنار گذاشته شدن شما شده و یا این حس برداشت شود که خودتان را بیش از حد تحویل می گیرید. از شعارهای کلیشه ای بپرهیزید. مستقیم و به صورت پویا به سراغ اصل مطلب بروید، مانند «قبل از این که بیشتر در مورد من بخوانید، اجازه بدهید توجه شما را به دلایلی که ممکن است شما من را برای جذب در نظر بگیرید، اشاره کنم....»

اگر شما ارتباط شخصی با شرکت و یا فردی که در آنجا مشغول به فعالیت است دارید، در جمله های اول و یا دوم به آن اشاره کنید. همچنین همیشه در جمله به شخص مورد نظر به طور مستقیم اشاره کنید. کلیکمن می گوید، با وجود شبکه های اجتماعی دیگر بهانه ای برای پیدا کردن نام مدیر نمی ماند.

به ارزش وجودی تان تاکید کنید

مدیران جذب به دنبال کسانی هستند که به آن ها در حل مسائل کمک کند. بر اساس تحقیقاتی که قبلا انجام داده اید، نشان دهید که شرکت چه فعالیتی دارد و برخی از چالش های پیش روی آن را می دانید. نیازی نیست این موارد به صورت جزئی باشد اما ممکن است به روندی که بر صنعت تاثیر گذاشته، اشاره کنید. شاید این طور بنویسید «بسیاری از شرکت های فعال در حوزه بهداشت و سلامتی با تغییر قوانینی که به توانایی آنها در تهیه مواد با کیفیت تاثیر می گذارد، دست و پنجه نرم می کنند». سپس به تجربه خودتان اشاره کنید که می توانید به این نیازها پاسخ دهید؛ ممکن است توضیح دهید که چطور مساله مشابهی را در گذشته حل کرده اید و یا بخواهید موفقیت مرتبطی را به اشتراک بگذارید.

شور و شوق خود را در متن منتقل کنید

به طور شفاف توضیح دهید که چرا این موقعیت شغلی را درخواست می کنید. کلیکمن می گوید در اقتصاد امروز، بسیاری از افراد مهارت های خوبی دارند، در نتیجه کارفرمایان فردی را می خواهند که واقعا آن کار را می خواهند. لیس می افزاید «اشتیاق نوع شخصیت شما را به طرف مقابل منتقل می کند.» او توصیه می کند که جملات مشابه «من عاشق کار کردن برای این شرکت هستم و چه کسی مشتاق نیست؟ شما در صنعت پیشتاز هستید و استاندارهایی را بنا می کنید که دیگران از شما پیروی می کنند» بنویسید. کلیکمن می گوید اگر هیجانی نسبت به جنبه های شرکت و یا نقش مورد نظر ندارید، درخواستی انجام ندهید. فرستادن 100 رزومه تلف کردن زمان است. ده شرکتی را پیدا کنید که واقعا می خواهید کار کنید و از عمق وجود و قلب تان آنها را بخواهید. همچنین از حجم زیادی از جمله های ستایش و تمجید و یا بدون مفهوم پرهیز کنید. اصل و موثق بودن نوشته ها نکته حیاتی به شمار می رود. او هشدار می دهد که شما دوست ندارید که مانند نوجوانی  ذوق زده به نظر برسید. حرفه ای و باتجربه رفتار کنید. لیس اشاره می کند که در برخی از صنایع مانند مد یا فناوری، بسیار مناسب است که بگویید محصولات و خدمات شرکت را تا چه اندازه ای دوست دارید. بهترین روش این است که از همان زبانی استفاده کنید که مدیر دوست دارد با یکی از مشتریان صحبت کند.

مختصر بنویسید

توصیه های زیادی شده است که کاور لتر شما به اندازه یک صفحه باشد. اما کلیکمن و لیس می گویند حتی کوتاه تر از آن نیز بهتر است. لیس می گوید، بسیاری از کاور لترهایی که من مشاهده می کنم بیش از یک صفحه هستند. باید خلاصه تر از یک صفحه باشد تا فرد بتواند در یک نگاه آن را مرور کند. شما باید با لحاظ کردن همه موارد به جزئیات آن نیز اشاره کنید.

وقتی نمی توانید کاور لتر ارسال کنید

کلیکمن به این مورد اشاره می کند که در سیاه چاله سیستم های آنلاین امروز، قوانین متفاوت هستند. بسیاری از شرکت ها امروزه از پلتفرم های آنلاین برای جذب استفاده می کنند که امکان کاور لتر را به آنها نمی دهد. شما ممکن است بدانید که چطور می توانید در مدارک خود که شامل رزومه هم می شود، آن را بگنجانید، اما تضمینی برای آن نیست. به ویژه این که برخی سیستم ها صرفا داده های خاصی را برای جدول های در نظر گرفته شده قبول می کنند. در این موارد می توانید با استفاده از فرمتی که به شما داده شده است،  توانایی خود و انگیزه تان را برای نقش مورد نظر نشان دهید. در صورت امکان، می توانید فردی را بیابید که با ارسال ایمیل کوتاهی نکات کلیدی تقاضای خود را برای وی برجسته سازید.