برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) چیست ؟

رشد غیرقابل ‌پیش‌بینی فناوری اطلاعات و ارتباطات در دهه‌ های گذشته که با تکیه بر توسعه صنایع مختلفی از جمله الکترونیک ، کامپیوتر ، مخابرات صورت گرفته بر جنبه‌ های مختلف عملکرد سازمان ها تاثیرات شگرفی داشته است . همزمان با این تغییرات ، محیط فعالیت سازمان های مختلف پیچیده‌تر شده و به همین جهت ، نیاز به سیستم های مختلفی که بتواند ارتباط بهتری بین اجزای مختلف سازمانی برقرار کرده و جریان اطلاعات را در بین آن ها تسهیل کند ، افزایش چشمگیری یافته است . این سیستم ها كه در مجموع به سیستم های سازمانی Enterprise Systems (ES) معروف هستند ، زمینه ای را فراهم آورده‌اند که مدیران بتوانند در تصمیم‌گیری های مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمایند .

از اوایل دهه 1990 میلادی ، ظهور نرم‌افزار های یکپارچه‌ای تحت عنوان ERP با هدف قراردادن سازمان های بزرگ ، توسعه بسیار زیادی پیدا کردند . این نرم‌افزار های بسیار قدرتمند ، پیچیده و گران‌قیمت ، سیستم های از پیش طراحی‌شده‌ای هستند که پس از اندك تغییراتی در آن ها توسط مشاوران پیاده‌ساز و مشاوران تحلیل فرایند های سازمانی ، پیاده‌سازی و اجرا می‌شوند . در بسیاری از موارد سازمان ها به دلیل اجبار در تبعیت از منطق حاکم بر این نرم‌افزار ها ، مجبور به اصلاح و بازبینی مجدد فرایند های خود هستند . این نرم‌افزار ها بر خلاف نرم‌افزار های قدیمی که در سازمان ها و از طریق واحد های مختلف سازمانی توسعه پیدا می‌کردند ، مجموعه‌ای یکپارچه هستند که دارای ماژول های مختلف بوده و هر زمان که نیاز به اضافه کردن ماژول دیگری به آن ها باشد ، این کار به راحتی صورت می‌پذیرد .

ERP را می‌توان به عنوان نرم‌افزار یکپارچه‌ای تعریف نمود که دارای اجزا و یا ماژولهایی برای برنامه‌ریزی ، تولید ، فروش ، بازاریابی ، توزیع ، حسابداری ، مدیریت منابع انسانی ، مدیریت پروژه ، مدیریت موجودی ، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات ، مدیریت حمل‌ونقل و بازرگانی الکترونیک است ؛ معماری و ساختار ERP بگونه‌ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جریان روان اطلاعات بین بخش های مختلف سازمان را فراهم می‌آورد .

انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا ERP را به صورت زیر تعریف می‌نماید :

روشی برای برنامه‌ریزی و کنترل موثر تمامی منابع موردنیاز برای دریافت ، تولید ، ارسال و پاسخگویی به نیاز های مشتریان در شرکت های تولیدی ، توزیعی و خدماتی .

تعاریف بسیار زیاد دیگری نیز برای ERP ارایه شده است از جمله :

ERP یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخش های سازمان از جمله مالی ، حسابداری ، منابع انسانی ، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان می‌باشد . (Davenport,1998)

سیستم های ERP ، سیستم های اطلاعاتی قابل‌تغییروتنظیمی هستند که اطلاعات و فرایند های مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحد های سازمانی و بین آن ها یکپارچه می‌نمایند . (Kumar & Hilsgersberg,2000)

ERP ، یک پایگاه داده ، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در تمامی سازمان است . (Tadjer,1998)

ERP ، سیستمهایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنش های سازمان طراحی شده‌اند و هدف آن ها تسهیل برنامه‌ریزی ، تولید و پاسخگویی به‌موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است . (O�Leary,2001)

ERP ، یک بسته نرم‌افزاری استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرایند های تجاری یک سازمان را اعم از تولید ، منابع انسانی ، مالی ، بازاریابی و فروش را پشتیبانی می‌نماید و منجر به یکپارچگی وظایف در سازمان می‌شود .

ERP ، یک راه‌حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته ، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند .

ERP ، به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از لحاظ بانک های اطلاعاتی و فرایند های سازمانی محسوب شده و به منزله نرم‌افزاری برای پشتیبانی فرایند های داخلی سازمان است .

آنچه در همه این تعاریف مهم است ، توجه و تمرکز بیشتر بر روی عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات دیگر اختصار از جمله Planning و Resource . چرا که این سیستم فراتر از برنامه‌ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان ، عناصری فراتر از آن را نیز پوشش می‌دهد . از سوی دیگر ، آنچه که در این تعاریف بیش از همه نمود دارد ، یکپارچگی و استاندارد بودن سیستم ERP است و همین دو جنبه مهم از ERP آنرا از سایر سیستم های اطلاعاتی یکپارچه متمایز می‌سازد .

تاریخچه ERP به چه زمانی باز می‌گردد ؟ )از MRP1 تا (ERP2

سیر تکاملی نرم‌افزار ERP از یك سو به شدت متاثر از سیر تكاملی سخت‌افزار ها و نرم‌افزار های کامپیوتری و از سوی دیگر متاثر از تحولات صورت گرفته در زمینه مدیریت سازمان ها و محیط رقابتی حاكم بر آنهاست . ERP به منظور غلبه بر مشكلات سیستم های عملیاتی موجود در سازمان ها كه از اوایل دهه 1960 میلادی توسعه پیدا نموده بودند بوجود آمد . در این گام به روند توسعه و تكامل ERP می‌پردازیم :

دوره اول : قبل از سال 1960 میلادی

دراین مدت نرم‌افزارهایی به نام BOM Processors توسعه پیدا کرده بودند که هدف عمده آن ها استخراج مواد لازم برای تولید تعدادی محصول بود . این نرم‌افزار ها توجه چندانی به اندازه و حجم تولید و یا به تعبیری دیگر Lot Sizing نداشته و از سوی دیگر زمان تحویل این اقلام را مدنظر قرار نمی‌دادند . ضمنا این نرم‌افزار ها ، موجودی خطوط مختلف تولید و انبار ها را مدنظر قرار نمی‌دادند و به همین جهت با استفاده از آن ها حجم موجودی در جریان افزایش پیدا می‌نمود .

دوره دوم : بین سال های 1960 و 1970 میلادی

در اوایل این دهه تمرکز نرم‌افزاری بیشتر بر روی سیستم های کنترل موجودی بود . در این مدت همچنان بیشتر از مفاهیم سنتی کنترل موجودی برای توسعه نرم‌افزار های مرتبط استفاده می‌شد . اما در اواخر این دهه مفهوم MRP یا برنامه‌ریزی مواد موردنیاز معرفی و نرم‌افزارMRPI توسط IBM شركت توسعه پیدا کرد . مهمترین مشکل این نرم‌افزار و نرم‌افزار های مشابه ، اجرای آن بر روی Main Frame های گران قیمت مستقر در مراکز دانشگاهی ، نظامی و ... بود و همین امر فاصله زمانی بین دو برنامه‌ریزی را افزایش می‌داد . این سیستم بصورت برگشتی ، زمان تحویل اقلام موردنیاز برای ساخت یك محصول خاص را از زمان تحویل به مشتری تا زمانیكه موردنیاز برای مونتاژ شدن روی خطوط مونتاژ بود ، برنامه‌ریزی می‌كردند . سازمان ها در اجرای MRPI مشكلات زیادی داشتند ؛ این مشكلات بیشتر مشكلاتی سیستمی و ناشی از كاربران بودند تا مشكلاتی تكنولوژیك . از طرف دیگر ، این سیستم ارتباط بین تولید و استراتژی های رقابتی سازمان را چندان مدنظر قرار نمی‌داد ؛ ضمنا ظرفیت های تولیدی سازمان چندان در این سیستم لحاظ نمی‌شدند .

دوره سوم : بین سال های 1970 و 1980 میلادی

تمرکز بر MRPI با توجه به برنامه كلان تولید یا MPSو توسعه MRP حلقه بسته . در این سیستم ها امکان بروز نارسایی در زنجیره تولید به حداقل رسید اما همچنان این سیستم ها فقط برنامه‌ریزی تولید را انجام داده و حمایت چندانی از سایر منابع تولید نداشتند .

دوره چهارم : بین سال های 1980 و 1990 میلادی

گسترش MRPI به کف کارگاه و توسعه MRPII که برنامه‌ریزی بخش زیادی از منابع تولیدی را انجام می‌داد . در اوایل همین دهه سیستم های DRP یا سیستم های برنامه‌ریزی توزیع که مستقل از MRPII عمل می‌کردند وارد این سیستم شده و عملا مشکل عدم ارتباط این دو سیستم با یکدیگر مرتفع گردید .

دوره پنجم : بین سال های 1990 و 2000 میلادی و پس از آن

گسترش MRPII به سایر حوزه‌ ها و اضافه نمودن سیستم های پشتیبان تصمیم به MRPII توسعه‌یافته که در تمام عرصه‌ های تولیدی ، خدماتی ، تجاری ، توزیع و ... کارایی داشت و ظهور ERP . مشکل عمده سیستم های MRPII و توسعه یافته‌ های آن این بود که تن ها سیستم تولیدی ساخت به منظور انبار یا MTS را پشتیبانی می‌نمود و سایر سیستم های تولیدی را چندان پوشش نمی‌داد ؛ اما با ظهور ERP در حوزه تولید ، تمامی سیستم های تولیدی تحت پوشش قرار گرفتند . بخش ها ، فرایند ها و وظایف مختلفی از جمله كنترل كیفیت ، نگهداری و تعمیرات ، امور حسابداری ، مالی و ... به سیستم های تولیدی متصل شده و ERP به عنوان حد فاصل سیستم های SCM و CRM مطرح گردید . این سیستم بیش از آنكه عنوان جدیدی برای MRPII باشد ، به عنوان سطح بعدی در سطوح تكاملی سیستم های كامپیوتری طراحی شده برای پشتیبانی از عملیات سازمان مطرح است .

در سال 1995 ، پدیده اینترنت واردERP شد و در سال های 1998 تا 2000 ، EDI و ERP با یکدیگر پیوند خوردند ؛ در سال 2000 اینترنت به عنوان جزیی تفکیک ناپذیر از ERP محسوب و سیستم های ERP تحت وب توسعه یافتند که فناوری چند لایه‌ای در معماری سیستم اطلاعاتی را پشتیبانی می‌کنند . امروزه هم سیستم های جدیدی با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آن ها وب بوده و تمرکز بسیار زیادی بر حمایت از ماژول SCM دارند و عملا در تعریف امروز ERP ، آنرا کاملا مرتبط و جدایی‌ناپذیر از SCM تعریف می‌نمایند . قابل ذکر است که در سال 1998 بیش از بیست‌هزار سازمان در سراسر جهان مبلغی افزون بر هفده‌میلیارد دلار در زمینهERP سرمایه‌گذاری نموده‌اند که این رقم در سال های بعد بین سی تا پنجاه درصد رشد داشته و در سال 2003 به رقمی نزدیک به صدمیلیارد دلار رسیده است .

هزینه نگهداری و بروزرسانی سیستم های پیاده‌سازی شده در سال 2000 به رقمی حدود بیست‌ودو میلیارد دلار بالغ شده که نرخ رشدی برابر سیزده‌ویكدهم درصد نسبت به سال 1999 داشته است (Broatch,2001) . علاوه بر این ، طبق بررسی های صورت گرفته ، در حال حاضر بیش از هفتاد درصد از هزار شرکت طراز اول جهان از دید مجله Fortune ، سیستم های ERP را با موفقیت پیاده نموده و یا در حال پیاده‌سازی آن هستند . (Kraft,2001)

پیاده‌سازی ERP در سازمان ها چه مزایایی به همراه دارد ؟

پیاده‌سازی سیستم ERP مزایای بی‌شماری را برای سازمان ها به ارمغان می‌آورد اما باید توجه داشت که این مزایا و بهبود فرایند های تجاری سازمان به راحتی قابل دست‌یابی نیستند . پیاده‌سازی موفق یک سیستم ERP بستگی بسیار زیادی به انتخاب سیستم مناسب ، تامین‌کننده مناسب ، نحوه بومی‌سازی نرم‌افزار در سازمان با توجه به استراتژی ، فرهنگ و ساختار سازمان ، تعهد و حمایت مدیریت سازمان از پیاده‌سازی نرم‌افزار ، شایستگی مشاوران در پیاده‌سازی نرم‌افزار ، كنترل پروژه مناسب در طول فرایند پیاده‌سازی و اتمام پروژه در زمان مشخص و بودجه پیش‌بینی شده و مواردی ازین دست دارد .

از این عوامل كه بگذریم ، پیاده‌سازی ERP در سازمان مزایای بسیار زیادی را به همراه خواهد داشت كه بصورت خلاصه می توان به موارد ذیل اشاره نمود :

 ایجاد یكپارچگی سازمانی از بعد اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان.

 استانداردسازی فرایند های سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی كه شركت های عرضه‌كننده نرم‌افزار از سازمان های مختلف به دست آورده‌اند .

 مهندسی مجدد فرایند های سازمانی و کاهش زمان انجام آن ها .

 تبدیل فرایند های سازمانی از حالت ضمنی به حالت صریح به علت مهندسی مجددی که در فرایند های سازمان صورت می‌پذیرد .

 امكان نصب و راه‌اندازی سریعتر سیستم های مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژول های مختلف این نرم‌افزار و یا سایر نرم‌افزار های كاربردی كه از طرف عرضه كنندگان ERP ارایه نشده و مخصوص آن سازمان هستند .

 امکان و یا تسهیل توسعه سیستم ها و تکنولوژی های جدید از جمله JIT ،ABC و ... .

 امکان ایجاد همکاری های تجاری ، سرمایه‌گذاری های مشترک ، ادغام برای سازمان ها با هزینه کمتر و بازدهی بیشتر و نتیجه بهتر .

 تغییر تمرکز از برنامه‌نویسی كامپیوتری در سازمان به بهبود فرایند ها .

 فراهم شدن زیر ساخت لازم به منظور پرداختن به SCM و CRM ، دو مبحثی كه در حال حاضر تبدیل به دو جزء جدایی ناپذیر ERP2 شده‌اند .

 توسعه زیر ساخت لازم به منظور وارد شدن به E-Business .

لازم است اشاره شود که از ERP به عنوان کاتالیزور و یا Enabler و یا تسهیل‌كننده در BPR و یا مهندسی مجدد فرایند های سازمانی نام برده شده است . اما در مورد اینکه ERP و BPR کدام یک مقدم بر دیگری هستند ، بحث های زیادی مطرح است و مقالات مختلفی درباره آن وجود دارد . برخی ERP و BPR را دو فرایند لازم و ملزوم یکدیگر دانسته‌اند و بسیار تاكید بر اجرای كامل BPR همزمان با پیاده‌سازی ERP و یا قبل از آن دارند ، در حالیكه برخی دیگر بسیار تاكید بر عدم اجرای BPR سنگین در فرایند های سازمان به منظور افزایش احتمال موفقیت پروژه پیاده‌سازی ERP در سازمان دارند . تاكید گروه دوم بیشتر بر افزایش دقت در انتخاب ERP مناسب برای سازمان كه دارای بیشترین انطباق با فرایند های سازمانی است می‌باشد .

اما به هر حال باید اشاره نمود كه در برخی موارد نرم‌افزار ERP خریداری شده و منطبق با آن BPR صورت می گیرد که به آن Package Enabled BPR می‌گویند و در نوع دیگر BPR استاندارد اعمال و پس از آن ERP منطبق بر BPR استاندارد اعمال شده انتخاب می‌شود ؛ هركدام از این روش ها مزایا و معایب خاص خود را دارا می‌باشند .